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Lyreco Ethikrichtlinien

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GE HA DE DATENSCHUTZ &

GE HA DE DATENSCHUTZ & VERTRAULICHKEIT Lyreco verpflichtet sich, mit vertraulichen Informationen über unsere Geschäftspartner, Mitarbeiter und andere Personen verantwortungsvoll umzugehen. Lyreco-Mitarbeiter sind verpflichtet, alle erforderlichen Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit der ihnen im Laufe ihrer beruflichen Tätigkeit bekannt werdenden Informationen zu ergreifen. Lyreco-Mitarbeiter müssen sicherstellen, dass solche Informationen nicht versehentlich offen gelegt werden, zum Beispiel durch Gespräche in der Öffentlichkeit oder die Weitergabe vertraulicher Informationen an Familienmitglieder oder Freunde. Vertrauliche Inhalte dürfen nicht auf Notebook-Bildschirmen in der Öffentlichkeit angezeigt werden, und Dokumente sollten nicht offen herumliegen. Vertrauliche Informationen dürfen nur gegenüber Personen offenbart werden, die einen rechtlichen Anspruch darauf haben. Hinweis: „Vertrauliche Informationen“ sind alle nicht öffentlich zugänglichen Infor mationen. Lyreco erwartet ferner, dass ausscheidende Mitarbeiter alle vertraulichen Dokumente zurückgeben und nach ihrem Ausscheiden keine geschützten Informationen über Lyreco oder Dritte offenbaren. Gleichermaßen verpflichtet sich Lyreco, keine vertraulichen Informationen über ehemalige Mitarbeiter offen zu legen. Lyreco wird, soweit gesetzlich vorgeschrieben, auf Verlangen bestimmte Informationen über Kunden oder Lieferanten vernichten. 16 ETHIKRICHTLINIEN

NAUIGKEIT DER BUCH- LTUNGSUNTERLAGEN S UNTERNEHMENS Buchhaltungsunterlagen sind ein unverzichtbares Werkzeug zur Leistungsbewertung einer Firma. Die Genauigkeit dieser Unterlagen ist ausschlaggebend für die Rechtmäßigkeit und Ehrlichkeit der Bewertung unserer Leistung. Jeder Lyreco-Mitarbeiter muss sicherstellen, dass die Handlungen von Lyreco in den Abschlüssen korrekt und vollständig wieder gegeben und alle Verfehlungen sofort ge meldet werden. Lyreco akzeptiert keinesfalls gefälschte Buchungen oder Fehldarstellungen durch Mitarbeiter, die auf diese Weise Ziel- oder Budgetvorgaben erreichen wollen. Derartiges Handeln wird als Betrug betrachtet und vom Unternehmen unter keinen Umständen toleriert. Trifft ein Mitarbeiter unter Umgehung geltender Verfahrens bestimmungen Absprachen mit Kunden, Lieferanten oder Kollegen, um individuelle oder gemeinsame Ziele zu erreichen, ist dies sofort der Geschäftsleitung zu melden. Jedwede Geltendmachung oder Darstellung falscher Angaben führt zu disziplinarischen bis hin zu rechtlichen Maßnahmen. Beispiele: • Falsche Angaben über die Anzahl von Kundenbesuchen eines Außendienstmitarbeiters pro Tag • Verteilung von Kosten über mehrere Monate in den Büchern, weil das Budget überschritten wurde • Verzögerung der Eingabe von Wareneingängen, um Lagerbestandsziele zu erreichen Derartiges Vorgehen gilt als Manipulation der Bücher des Unternehmens und ist unter Umständen strafbar. Lyreco erwartet von allen Mitarbeitern, dass sie interne und externe Rechnungsprüfer bei ihren Aufgaben unterstützen. Mitarbeiter und Führungskräfte müssen die internen Vorgaben für die Validierung von Spesen, Investitionsausgaben und Über weisungen befolgen. ETHIKRICHTLINIEN 17

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